Ve "školách na konci světa" (dále jen "škola") používáme elektronický systém spisové služby, který zaručuje transparentní, přehledné spravování dokumentů, a to přesně v souladu s platnými právními předpisy.
Zajišťuje všechny základní úkony práce s listinnými i elektronickými dokumenty – příjem, oběh, vyřízení, uchování, zničení.
USTANOVENÍ ZE SPISOVÉHO ŘÁDU
Spisový řád je vnitřní předpis Školy Březová – střední odborná škola, základní škola a mateřská škola, Březová, Březová 102, 687 67 Březová, IČ 70937303 (dále jen “Školy Březová”) upravující postup při vedení spisové služby, tj. zajišťování odborné správy dokumentů došlých (dále jen “doručené dokumenty”) i vzešlých z činnosti Školy Březová (dále jen “vlastní dokumenty”).
Tento spisový řád závazně stanoví podrobnosti pro procesy příjem dokumentů, jejich evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení.
Spisová služba je v Školy Březová vykonávána v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby (dále jen "ESSL").
PŘÍJEM DOKUMENTŮ
Subjekt Školy Březová zajišťuje příjem oficiálních žádostí a dokumentů jak v analogové, tak v digitální podobě pověřeným zaměstnancem na podatelně. Chráníme tím školu např. před Českou školní inspekcí a jinými úřady; takový je vývoj. Podatelna provádí příjem všech dokumentů (zásilek) dodaných:
- osobním předáním do podatelny,
- předáním osobně na technickém nosiči dat u digitálního dokumentu,
- provozovatelem poštovních služeb,
- kurýrem,
- datovou schránkou,
- elektronickou poštou (e-mailem) podatelně na adresu
Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. .
U doručeného dokumentu v digitální podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen, pracovník podatelny zkontroluje, zda:
a) je úplný,
b) lze jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem,
c) je ve formátu, ve kterém Školy Březová přijímá dokumenty v digitální podobě,
d) je uložena na přenosném nosiči dat, na kterých Školy Březová přijímá dokumenty v digitální podobě,
e) prostřednictvím ESSL, zda je datová zpráva a dokument v ní obsažený podepsán uznávaným nebo kvalifikovaným elektronickým podpisem, označen uznávanou nebo kvalifikovanou elektronickou pečetí, popřípadě zda je opatřen kvalifikovaným časovým razítkem a zda jsou tyto platné. Výsledky zjištění uloží pracovník podatelny v ESSL. V případě neplatnosti elektronického podpisu nebo elektronické pečetě, a pokud zároveň není připojeno platné kvalifikované elektronické časové razítko, je podatelna povinna oznámit tuto skutečnost odesílateli a na dokument se pohlíží jako na nepodepsaný.
Dokumenty/žádosti doručené elektronickou poštou (e-mailem) podatelně na adresu
Provoz podatelny a podmínky přijímání dokumentů
Úřední hodiny: pondělí – pátek: 8:00 – 14:00 hodin
Elektronická adresa:
Adresou pro doručování dokumentů v analogové (písemné) podobě, která je současně adresou pro doručování dokumentů v digitální podobě doručovaných na přenosných technických nosičích dat:
Školy Březová - střední odborná škola, základní škola a mateřská škola, Březová
Březová 102, 687 67
Identifikátor (ID) datové schránky: ffcz6tb
Přijímané datové formáty jsou formáty povolené pro datové zprávy dodávané do datové schránky (pdf, PDF/A, xml, fo, zfo, html/htm, odt, ods, odp, txt, rtf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, ptpx, jpg, jpeg, jfif, png, tif, tiff, gif, mpeg1, mpeg2, wav, mp3,) a formáty pro elektronické tabule (formáty podporované softwarem ActiveInspire a SMART Notebook).
Akceptovatelné přenosné technické nosiče dat jsou CD, DVD a USB plug&play zařízení (bez instalace ovladačů).
Nakládání s datovými zprávami obsahujícími škodlivý kód: Datová zpráva, u které byl zjištěn škodlivý kód, není zpracovávána. Pokud z přijaté datové zprávy lze zjistit kontaktní údaje odesílatele, je mu neprodleně zasláno sdělení o zjištění škodlivého kódu s návrhem na další postup. Neúplné nebo poškozené dokumenty: Lze-li z doručeného neúplného nebo poškozeného dokumentu zjistit kontaktní údaje odesílatele, ministerstvo jej touto cestou neprodleně vyrozumí a vyzve k nápravě. Neúplný nebo poškozený dokument není zpracováván.
